În următoarele 5 minute vei afla:
– Care este rolul unei clepsidre într-o ședință
– De ce performanța echipei crește doar când se ține cont de indivizi.
Ești într-o echipă (indiferent ce rol ai avea), care ține ședințe săptămânale. Mulți dintre voi (sau chiar toți), știți, atât la nivel rațional, cât și intuitiv, că e nevoie de ”ceva”-ul ăla care să transforme ședința în ceea ce e menit să fie, pentru rezultate optime. Ați încercat una, alta, fără să creați, însă, un obicei și fără să aveți rezultatele dorite?
Dacă e așa, iată câteva instrumente pe care să le propui echipei din care faci nparte și de care să vă țineți. Poate pe rând, sau chiar toate odată. Sunt simple, dar puternice. Veți observa rezultatele foarte rapid (cel mai probabil) și creează o atmosferă atât de plăcută, de concentrată și de diferită, încât veți vrea să continuați să le implementați.
Momentul de liniște = 2-3 minute
Pentru cei care n-au mai făcut asta, poate părea bizar, ciudat, dificil. Trăim în ceea ce numim civilizația occidentală, iar acest tip de instrumente abia răsare aici. În civilizația orientală, se învață la școală și chiar grădiniță, este un mod de viață acceptat și însușit. Deci, vă recomand răbdare, deschidere și curiozitate. După numai câteva începuturi de ședințe în acest fel, va deveni obișnuință și nu va mai fi nimic ciudat, jenant sau incomod. Dimpotrivă, va fi spațiul și timpul unde vă veți simți împreună.
Așadar, după ce vă adunați cu toții, vă acordați două-trei minute de liniște. Puneți un cronometru cu sunet care să marcheze finalul timpului. Nu vorbiți, închideți ochii (poate ajuta mult), respirați conștient (pentru cine alege asta), lăsați gândurile despre alte lucruri deoparte ( cât mai mult posibil). Aduceți corpul, mintea și spiritul în aici și acum. Simțiți cum parte din corpul vostru se sprijină pe scaunul pe care stați, tălpile cum ating podeaua, spațiul pe care îl ocupă corpul vostru. Doar observați, fără să puneți vreo etichetă de bine/rău. Pură observare. E-atât de simplu.
Vă va ajuta fantastic la concentrarea pe ce aveți de făcut, vă va deschide calea creativității și a inovației, vă va ajuta să-i ascultați cu adevărat pe ceilalți și să comunicați mai eficient.
Unele dintre marile corporații folosesc deja mindfulness (ăsta e termenul comun), de niște ani buni: Nike, Google, Apple, Goldman Sachs etc. Universitatea Yale are un curs, The Science of Well-Being, oferit gratuit prin Coursera. Îl recomand.
Momentul de liniște propus aici poate fi un precursor, o primă etapă în implementarea tehnicilor de liniștire a minții, pentru cei care înțeleg beneficiile, documentate științific, în cazul în care compania va alege această cale de dezvoltare. Dacă nu, poate la fel de bine să rămână un obicei sănătos al echipei voastre. Din experiența mea, ceilalți vor deveni curioși și vor vrea să exploreze această posibilitate. Rămâneți deschiși, e bine oricum. O faceți pentru voi, în primul rând. Pentru a îmbunătăți rezultatele ședinței săptămânale și, implicit, rezultatele echipei și ale organizației.
Așteptările = 2 minute la început + x minute la sfârșit (în funcție de numărul de participanți la ședință)
Următorul pas, imediat după momentul de liniște, este setarea așteptărilor. Fiecare membru al echipei scrie pe un bilețel un număr de minim de una și maxim trei așteptări pe care le are, legate de desfășurarea ședinței. Pot fi legate de durata ședinței, de modul de desfășurare, de modul de comunicare, de numărul de decizii luate etc. Sunt alocate două minute pentru acest pas.
La expirarea celor două minute, fiecare citește ce a scris, apoi toate bilețelele se lipesc pe un panou, flipchart sau chiar pe masă. Nu sunt permise comentarii, critici sau completări. Așteptările sunt unice, specifice fiecărei persoane. Sunt primite cu totală acceptare și încredere. Doar așa putem crea acel sentiment de împreună, care ne ajută să evoluăm și să performăm ca echipă.
La sfârșitul ședinței, în funcție de numărul de participanți, se alocă fiecăruia maxim două minute, pentru a evalua gradul de împlinire a așteptărilor. Reguli: participantul se va referi strict la așteptările de pe post-it, nu va face remarci referitoare la persoane, ci la modul de desfășurare a ședinței, conform așteptărilor sale și poate face propuneri de îmbunătățire. Ceilalți vor primi feedbackul exact așa cum este, fără critică, fără ”da, dar…”, fără judecată, cu totală acceptare și cu oportunitatea de a găsi și propune idei și strategii de îmbunătățire pentru desfășurarea ședinței.
În scurt timp (patru-cinci ședințe de acest fel pot fi suficiente), toată echipa va fi conștientă de nevoile și așteptările fiecărui membru al său, și poate crea, natural, cel mai bun și sănătos mediu pentru îndeplinirea acestor așteptări și creșterea masivă a performanței echipei.
Clepsidra/ Timerul
Vorbesc despre un instrument clasic, dar prea puțin folosit, cu adevărat, de echipe, în ședințele lor, fie că sunt zilnice, săptămânale, lunare sau de alt fel.
Spre deosebire de visatul cu ochii deschiși, care are avantajele sale (poate ține oricât de mult și poate deschide creativitatea și inovația către viziunea mare), dar nu se potrivește prea tare în munca în echipă, clepsidra ne ține focusați în aici și acum, pe task-urile imediate. Cu atât mai mult cu cât suntem cel puțin doi într-o ședință, eficiența măsurată în timp poate deveni determinantă.
Poate nu toate întâlnirile au criteriul principal eficiența. Dar ședința săptămânală este unul dintre evenimentele care are ca scopuri, în general: găsirea și/sau implementarea de soluții imediate, evaluarea activității anterioare, ce merge/ce nu merge, taskuri individuale și comune etc. Așadar, punctele cheie pot fi stabilite și agreate în avans, astfel încât să fie maxim eficientizate durata și rezultatele ședinței. Pentru fiecare subiect de pe ordinea de zi se stabilește un interval de timp, care se cronometrează.
Povești care vă inspiră, care vă vor emoționa și care, în același timp, vă vor ajuta să rămâneți sănătoși emoțional și fizic.
→ Săptămânal la tine în inbox.
Cheia instrumentului este finalizarea discuțiilor pe subiect, de îndată ce timpul a expirat. Poate părea dificil, dar în realitate vă oferă ocazia să găsiți soluții creative sau simple. În loc să amânați (din nou) decizia pe acel subiect, găsiți soluția cea mai simplă.
Acest instrument se folosește la început. La un moment dat, e posibil să observați că nu mai aveți nevoie de el. Vă sincronizați suficient de bine unii cu alții și cu procesul, încât devine dispensabil. Grozav! E moment de sărbătoare: echipa voastră a ajuns la un nou nivel!
În concluzie
Posibile rezultate măsurabile, prin implementarea acestor obiceiuri de ședință:
- descoperiți că unele subiecte nu sunt necesare sau că altele sunt de introdus pe ordinea de zi;
- găsiți idei creative de rezolvare a subiectelor de pe ordinea de zi;
- găsiți soluțiile simple (cele atât de evidente, dar deseori neobservate);
- deveniți mai eficienți în luarea deciziilor;
- comunicarea în echipa devine mai fluidă;
- ședința se scurtează, dar rezultatele dorite din ședință cresc.
Pentru unii, e foarte important cum se simt în echipă, pentru alții contează rezultatele concrete, pentru alții feedbackul și tot așa. Suntem diferiți și aducem darurile unice noastre într-un grup. Cu cât mai mult le identificăm și le potențăm, cu atât rezultatele grupului, sau echipei, vor fi mai spectaculoase.
Acestea sunt doar câteva dintre instrumentele posibile pentru creșterea performanței echipei, performanță înțeleasă atât la nivel individual, cât și colectiv. Pentru o mai bună funcționare e echipei e nevoie de mai mult, gradual. Orice echipă poate începe cu aceste instrumente, apoi va evolua și va avea nevoie de mai mult. Despre alte strategii, într-un articol viitor. Sau, dacă sunteți pregătiți, puteți contacta un coach pentru a vă sprijini în demersul vostru.
Până la urmă, una dintre cheile succesului unei echipe poate fi acceptarea a cine suntem, individual și ca parte din întreg. Poate nu ne potrivim, de fiecare dată, într-un anumit mediu. Dar, dacă o facem, unde putem ajunge împreună?
Citește și:
Cum să-ți iei cu adevărat o pauză atunci când muncești de acasă
Cele mai comune idei preconcepute despre liderii faimoși din istorie